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合肥健康管理協會公章使用管理制度
 
發布時間:2015-4-17 | 瀏覽次數:1600 次

 

公章作為協會的標志,代表協會開展業務活動的權威印記,代表協會《章程》所載有的權利,理事長是協會的法定代表人,對協會的一切事務負法律責任,公章是協會最高權利的體現,代表協會交流的證明。在公章正式啟用之前,應由秘書處填寫“社會團體機構印章備案表”,報請市民政局社團登記管理處備案。基于此為加強協會的自身管理和健康發展,特制定本制度。
 
一、印章的使用范圍
1、公章使用:以協會名義簽發的文件、文書,包括各類通知、通報、報告、決定、計劃、紀要、函件、報表等,代表協會對外工作聯系的介紹信,需證明的各類材料,各項合同、項目、協議、授權書、承諾書及其它需要的簽章等。
2、其它情況需加蓋公章時,必須由理事長簽字批準。
 
二、印章的使用要求
1、凡在紅頭文件、賬目款項、重要數字、以協會名義發布信息與協會的各類合同、項目協議、授權書、承諾書等重要材料上加蓋公章的,必須由協會理事長簽字后,方可蓋章。
2、凡涉及個人事項需加蓋公章的材料,須經理事長辦公會討論通過,方可加蓋公章。
3、凡涉及到財務、人事、報酬等內容的各類型報表、報告、申請、便函、介紹信等必須由協會理事長簽字后蓋章,否則不予蓋章。
4、一般報送材料、便函、需加蓋公章的,審核材料須經理事長簽字同意后,方可蓋章。
5、單位介紹信蓋章時均應由理事長批準;介紹信由辦公室統一編頁,存根由專人保管存檔。
6、公章禁止帶出本協會辦公室外使用,如因特殊需要,必須經理事長同意后,方可帶出。公章帶出時間,借用人僅限于將公章用于申請事由,并對公章的使用后果承擔一切責任。
7、對一些行文不規范(字跡潦草,有明顯涂、改痕跡,表達不清,落款單位不明等)的文檔,拒絕加蓋公章。
8、本協會印章一律不得在空白紙頁上使用,嚴禁在空白的紙張、表格、信函、證件等上面加蓋協會行政章或業務專用章,如財務專用章、合同專用章等。嚴禁填蓋空白合同、協議、證明及介紹信,如遇特殊情況,必須提出書面申請,經理事長簽字同意后,方可使用公章。
9、凡啟用公章,經辦人都要先出示理事長簽字,然后認真填寫公章啟用登記表,經辦人在“公章啟用登記表”上簽字并填寫清楚文件材料名稱、份數、時間和需要說明的事項,公章管理人員進行審核,嚴格按文件核準印數加蓋公章,確保無誤后方可蓋章。
10、特殊情況急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向理事長請示同意后可先行用章,但公章使用人應在事后及時補辦手續。
11、負責管理公章人員必須認真負責、嚴格管理,按照管理程序辦事,應當認真核對有關內容,使用人所填寫的內容和擬使用公章的文稿材料不符的,不予用章。
12、規范使用印章,做到“齊年蓋月”(即印章的左邊緣與落款日期的年相齊,月、日蓋在印章的下面);蓋章時用力要均勻,落印要平衡,印泥(油)要適度,保證印跡端正、清晰。
13、有下列情況之一者,公章必須停用:單位或協會名稱變動;公章使用損壞;公章遺失或被盜,需聲明作廢。
14、經上級主管機關批準停止使用的公章由協會辦公室或秘書處封存,或送相關部門銷毀,不得私自處理。
  
 三、印章的保管
1、本協會所有公章均由專人負責管理,未經理事長批準不得私自轉交他人代管,保管人員要建立“公章啟用登記表”,按照規定程序使用,嚴禁私自交于他人。
2、保管人需負責對印章保管的安全,公章存放在指定安全的地方,嚴禁擅自攜帶外出。
3、公章保管人因事離崗時,須由理事長指定人員暫時代管,以免貽誤工作;公章專管員外出,移交公章時,須由理事長同意。
4、保管人需負責對印章的保管,使用中達到干凈、字跡清晰、色調鮮艷。
5、保管人因工作需要調離,應在理事長的指導下辦理公章交接手續。
6、公章遺失應及時上報,對外登報作廢。
 
 
合肥市健康管理協會理事長辦公會
                                          O一五年一月十七日
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